“凡事预则立,不预则废。”过去常讲医疗设备的管理,是指医院按计划方法,遵循一定的原则和程序编制医疗设备购置计划,并按照批准的医疗设备计划和预算采购医疗设备,我们认为这是狭义内容上的计划管理。广义地讲医疗设备的管理,应该包括从选购或研制仪器设备开始,到使用、维修直至报废的全过程动态管理。
医疗设备的动态管理是现代医院管理的重要内容,它管理的好坏直接体现了一个医院整体管理水平高低。为了充分发挥医疗设备投资作用,为临床医、教、研提供系列化的服务体系,为管好用好设备,结合我院实际,探索出了一套医疗设备动态管理程序,现提出来与大家商榷。
第一,根据医院财政预算的年初医、教、研工作意见以及医院近期规划进行计划编制,拟定全年医疗设备购置、更新计划。
程序是由科室提出购置申请,设备科负责汇总、初核并拟定医疗设备购置、更新计划初稿,报请分管院长;分管院长审核后提交年初全院医、教、研工作会议。会上结合全年的重点攻关项目,重点加强科室和需要更新的设备,由所在科室科主任从社会效益、技术效益、经济效益等方面进行汇报,提交与会人员进行广泛讨论,使之做到有重点,有计划的配置仪器设备。
第二,依据医院医疗设备的分布、运行状况,临床需求程度和技术条件等由设备管理委员会对全年设备购置计划进行审核,论证,写出适宜性,可行性论证报告。
第三,计划工作量及有关费用支出进行效益预测,确定购置该项设备经济上是否合算。
第四,对拟购设备进行技术与质量等方面的考查。
对大型、精密医疗设备在购前设备科会同有关科室人员参加卫生部举办的国际或全国医疗器械博览会。在会上充分考察拟购设备的性能、价格、售后服务、市场占有率等,并对多家公司进行反复比较,对有初步购置意向机型到使用单位进行实地考察,现场了解机器性能、精度、可靠性、购置价格、售后服务等,在此基础上同档次的设备选三家以上单位进行公开招标、议标,追求最好的质量价格比,优中选优。
第五,进行购前成本效益分析,合理选型,提供最佳决策方案,提交院长审批。
我们的做法是由一名专职医学工程人员参与设备的考察、论证,掌握第一手资料,以便写出一份有理有据、内容翔实的购前成本效益分析报告。它既有静态分析又有动态分析,其主要内容包括:(1)申购理由。(2)一般论证包括资金来源、合理布局、付款方式、技术力量、维修条件、配套设施。(3)初步选型。(4)成本效益分析包括投资回收期、投资收益率、净现值、现值指数。(5)分析评价。
第六,价格分析与合同签订。
签订每一份合同时都要斟字酌句推敲,分级把关,进口设备引进更是要严格按照国际惯例运作。工作中不要怕麻烦,签订内容越详细,合同条款越翔实。实践证明对需方越有利,特别是遇到合同纠纷或索赔时,需方就牢牢掌握住了主动权,其利益就能最大限度地得到保护。
第七,设备到货验收,安装、调试运行正常后交付科室使用。
成立设备验收领导小组,人员组成为院领导、设备管理人员、工程技术人员、档案管理人员、有关科室人员。对进口仪器设备的验收一律报请当地商检局共同开箱验收,以便在与外商发生合同纠纷时掌握主动权。例如,我院购进的日本岛津床边X光机和美国德宝冷光源灯头架等设备均从商检索赔中受益。为减少中间环节,提高工作效率,采用设备验收与安装、调试相结合的办法,验收合格后直接移交科室办理手续投入正常使用。
第八,建账立卡,建立仪器设备专件技术档案。
在设备科建立了总账、分类账,物资管理实现了微机化。在使用科室建立了随物同行卡、分户管理账、管理卡片、做到账、卡、物相符。我们始终把设备技术档案管理作为设备全过程动态管理的中心环节,设专职技术人员管理,严格按科技档案管理规章制度及归档范围,收集齐全,整理立卷,统一(三点一线)装订,编页,建立卷内目录,并报科领导、分管院长审批后移交院综合档案室。全部设备档案放入密集架统一保管,并实现了微机检索。
第九,建立设备的操作规程和使用记录。每台万元以上仪器设备跟一本使用记录本,记录每天工作量,机器运转情况,实际开机时数及机器操作人签字等内容。另外,所有千元以上电子仪器设备均挂一张塑封操作规程卡片,使操作和使用标准化、规范化,防止误操作造成的设备损坏。
第十,制定设备的维修、保养、周检计划。
对全院万元以上医疗仪器设备定期按计划进行维修保养,工作中结合我院实际除日常保养由科室仪器保管人员负责外,一级保养和二级保养均由设备维修工程技术人员承担,按计划定期对机器进行维护保养,并认真做好保养记录,入档保存。这种记录既保存了完整的设备档案,有利于了解设备历史状况,又可作为对保养维修人员的一种考核凭证。每年对强检仪器设备配合技术监督部门进行周期技术鉴定。通过对设备的维护保养管理,使设备完好率每年都保持在96%以上。
第十一,定期进行在用万元以上医疗设备的动态效益分析。
每月有专人下科室统计设备使用时数,用它除以设备核定小时数再乘以100%得到设备使用率。每季度进行一次全院在用医疗设备动态使用效益分析,从中了解在用设备使用情况。工作中结合我院实际,对20万元以上在用大型医疗设备进行了单机使用效益分析。对使用率偏低设备采取专管共用,设备租赁,定额管理,在增添同类新设备时不予考虑,以及调拨设备等措施,确保全院在用医疗仪器设备使用率保持在95%以上。
第十二,设备的更新、淘汰或报废。
仪器设备的更新、淘汰、报废均根据设备的自然寿命(也称实际寿命)、技术寿命(也称有效寿命)、经济寿命进行。工作程序是由科室提出申请,经设备管理委员会技术鉴定后,由主管院长批准,并报上级有关部门备案,财务科和设备科分别办理注销手续。对已报废的设备有保留价值者,留作教学、拆零修配用。有计划地对仪器设备进行更新,有效地避免了用高额维修费用维持仪器使用寿命现象发生,节约了维修开支,降低了设备运营成本。
在设备的动态管理过程中,抓好每一个环节。每台万元以上精密医疗设备都有完整的技术档案资料;对新进的10万元以上的大型医疗设备都进行了购前适宜性、可行性论证和成本效益分析,认真进行技术与质量考查,有条不紊地对设备进行使用、周检、维修直至报废全过程动态管理,努力探索出一条适合我院发展的医疗设备管理新路子。
[参考文献]
[1]<现代医院管理与评审>韩荣芳
[2]<知识经济与卫生管理新模式>叶政书
