医院信息系统变更的主要原因及对策

医院信息系统(hospitalinformationsystem,HIS)是医院从传统管理模式向信息化、科学化管理模式转变的必备工具,是医院信息化过程的主体。根据有关定义,医院信息化是指医院以业务流程优化重组为基础,在一定的深度和广度上利用计算机技术、网络和通信技术及数据库技术,控制和集成化管理医疗、护理、财务、药品、物资及科研、教学等活动中的所有信息,实现医院内、外部信息共享和有效利用,提高医院的管理水平与综合发展实力[1]。在HIS业界,通常认为广义的HIS包含了医院业务信息的采集、运算、处理全过程,覆盖医院的全部业务,包括了网络、硬件和软件业务系统。狭义的HIS是专指医院业务数据采集、处理的软件系统。

由于医院规模的限制,我国医院的网络规模通常都不大,网络拓扑结构并不复杂,网络层次通常只有2层,一般不超过3层,网络节点一般不超过500个,绝大多数医院的网络节点都在200~400个。第三军医大学西南医院HIS工作站达到1300余个,是目前国内最大规模的医院网络,也是信息化应用最深入、业务覆盖面最广的医院之一。

1HIS软件系统的特征

由于HIS建成后,医院所有主体业务都将运行在这上面,包括医嘱、病历、诊断、治疗、手术和抢救信息等,因而要求HIS具有较高的稳定性和较好的安全性。另一方面,由于患者就诊时间多半集中在10:00~14:00,因而医院的业务工作又具有集中、猝发、快速响应的特点,从而要求HIS具有大数据吞吐量、高并发处理的能力。随着医院HIS的持续运行,医疗历史数据不断积累,数据量稳定持续增长,特别是医学图像信息量巨大,最终要求HIS具有海量存贮和数据挖掘的能力。这些都对HIS软件系统提出了较高的要求。

本文讨论中提到的医院HIS系统实施,单指将HIS软件系统应用到医院的业务中去,将计算机软件与医院的传统业务结合起来,通过调整或重组医院业务流程,改变医院医疗业务的实现方法,加速医疗业务信息的传递,使其得到共享的过程。本文讨论内容的前提是:医院已经开始实施HIS系统,系统范围和目标已经确定,医院网络及服务器硬件条件已经具备运行HIS软件系统的条件。

在这个大前提下,HIS系统范围变更通常发生在客户化调研阶段。在这个阶段,信息科需要根据本医院的具体业务情况,调整HIS标准产品,增加或修改产品功能,以使医院业务与HIS软件系统有机地结合在一起,真正实现医院业务信息化的目标。

2医院HIS系统实施的一般过程

与所有的系统管理一样,HIS系统实施也分为:启动、计划、实施和控制、收尾4个阶段。在实施控制阶段,主要有以下工作内容。

2.1进入实施阶段的前提医院与HIS公司已经达成合作并已经具备医院网络条件,医院领导及各使用科室已经有了医院信息化建设的意识和思想准备,并组建了医院信息化建设领导小组和工程小组,明确了两个小组的职责,建立起了良好的沟通协调机制[2]。

2.2制订实施计划实施计划包括两个方面:工作计划和管理计划。工作计划即是产品实现计划,将HIS系统实施的全过程分解为几个更小的阶段:动员,数据初始化,数据测试,用户培训,客户化调研及实现,系统联调,系统切换,试运行,正式运行等。系统管理计划定义了系统管理的方法和工具,包括了例会制度,工程进度报告制度和模板,人员管理方案,各阶段的质量控制标准,应急预案等。信息科与实施人员在制订计划时遵循”渐进明细”的原则,先制定整个系统实施与控制的总体计划,包括进度计划和质量管理计划等,在系统实施进入到下一阶段之前2周再明确下一阶段的详细计划,以适应不断变化的系统实施过程。

2.3实施动员在制定好系统计划之后,需要进行实施动员。实施动员是系统实施开始的里程碑事件,需要医院主管领导及相关各科室参与,由医院主管领导组织进行,其目的是调动全院各级各类人员的积极性,整合医院与公司的力量,建立起良好的协调沟通机制,明确各级各类人员职责,为系统顺利进行打下良好的基础。

2.4搭建环境在系统实施的初始阶段,实施环境包括培训环境、数据初始化环境和测试环境,通常将培训环境与测试环境合并在一起,或者将数据初始化环境与测试环境合并,视测试工作的主要完成人而定。一个良好的环境要求能模拟医院正式运行HIS后的网络架构和业务模式。

2.5数据初始化为了适应本院的管理模式,医院需根据自己的具体情况,对公司所提供标准HIS产品进行调整,分期实施,减轻运行系统初期的协调压力。数据初始化的过程,就是将医院的具体业务数据,如科室、人员等基本信息,诊疗系统,收费标准(价表),药品等业务信息,医院工作站点配置等环境信息准确录入到系统中[2]。这是将标准HIS产品成功应用到本院特色的一个重要过程,也是决定系统运行后,能否与本院业务有机结合的重要环节。视医院的规模和业务数据量,正常情况下数据初始化通常需要1个月左右的时间。

2.6数据测试数据初始化过程中及初始化完成后,需要进行数据测试,模拟医院正式运行的模式,在测试环境中审核HIS流程是否符合医院实际业务,HIS生成的业务数据是否与手工模式下的业务数据一致[3]。

2.7用户培训培训包括软件模块的使用方法及HIS上线运行后的业务流程。

2.8客户化客户化是指根据本院的具体业务情况对公司HIS标准产品通过增加、修改、调整标准产品的功能,或者重组医院业务流程,以实现适合本院特色的业务运行模式和管理模式的过程。

2.9系统测试系统测试包括了网络环境、服务器、数据库、数据字典(数据初始化的结果)、增加或调整过的功能、重组的业务流程(客户化的结果)等全方位的测试,实际上是系统切换前的模拟演练。

2.10系统切换准备这一阶段需要将本院原有运行模式进行一个截断,将在院患者的住院信息预先录入到HIS中,准备好各业务点的硬件,下发HIS运行管理规定等等。由于医院业务相互之间关联甚为紧密,因而需要全院统一协调行动,在一个个非常明确的时间点之前完成一项项准备工作,在规定的时间点将医院业务从手工或旧的信息系统移植到HIS上来。在这一阶段之后,通常不再进行客户化的处理,待正式运行1~2月之后,再开始运行后的客户化[3]。

2.11系统切换(上线)及试运行系统切换准备完毕即可进行系统切换。系统切换也是一个里程碑事件,标志着准备阶段的结束,进行到试运行阶段。试运行阶段通常原有的操作方式(如手工或旧信息系统)与HIS并行,时间通常少于1周,目的是防止因业务人员对新系统操作不熟练而导致医疗差错或事故。

2.12正式运行,进入收尾阶段,通常此时发生系统范围变更都较少。

3系统范围变更的原因

在整个HIS项目实施周期内,客户化是最为复杂最难处理的工作包,其外在的表现虽然单一,但有着非常复杂的原因。就是根据本院特殊的业务流程及管理模式对标准HIS产品的修改。

3.1目前大多HIS系统本身还不是一个非常完善的产品,部分HIS系统只实现了医院业务数据的采集、处理功能,虽然预留了接口,但还未实现数据挖掘、公众信息发布、专家系统等高级功能,也不涵盖医院财务系统、机关办公系统、后勤支持系统等医疗辅助部门。

3.2对HIS医疗业务的功能界定较为困难,难以以合同或说明书的形式完全说明HIS应包含的范围,通常只能在合同和计划中定义一个基本原则[4]。另一方面,在HIS系统实施的过程中,医院的业务流发生变化而需求往往也会超越标准HIS产品。

3.3医院业务不规范,与国家卫生部规定的流程有偏差,客户需求易变且有较大随意性,甚至某些需求背离卫生部规定的<诊疗护理操作常规>,也与HIS产品的标准流程相背离。

3.4HIS系统的最终操作者(医院业务人员)与系统发起人(通常是院长)对HIS的目标和期望相背离,主要体现在对业务规范的不同理解和期望,这是管理者与被管理者之间的固有矛盾,通常只能通过系统组的推动,让医院内部协调解决[5]。

3.5操作人员要求保留手工作业或旧系统的操作习惯,从而希望HIS能按原有的旧模式运行。这种情况在医院将HIS作为旧信息系统的升级方案时更为常见,是变更处理中较为棘手的一种情形。

4系统范围变更的控制方法

系统范围变更管理是系统管理重要内容之一,医院信息科与工程实施人员在具体的系统管理实践过程中将逐步积累经验,并与同行交流探讨。对于不同类型的IT(informationtechnology)系统来讲,系统范围管理也有着较大的不同,特别是以软件为主的ERP(enterpriseresourcesplanning,企业资源管理计划)系统的实施,更是与企业的实际运行情况紧密相联。

对于医院来讲,建设HIS就是要建设医院自己的ERP系统,因而企业实施ERP失败的原因,在医院的HIS实施上都能找到相应的影子。其中,系统范围随着HIS实施而变化,是造成HIS系统实施失败的一个重要原因[5]。

4.1将范围变更管理纳入到系统实施的全程在HIS实施过程中,系统范围变更体现在客户化阶段,但实质上客户化需求从系统启动阶段就已产生,一直伴随着系统的计划、实施控制、系统切换试运行、正式运行、收尾等各个阶段。可以说,医院的业务是发展的,相应的HIS系统实施客户化也是会随时发生变化。对于HIS系统管理来讲,有效管理系统范围变更,就要从系统启动开始把范围变更纳入系统管理中去,作为系统实施中非常重要的一个内容。

4.2启动阶段的范围变更管理医院信息科在启动阶段的任务,是要明白医院对整体信息化建设的目标及期望值。当预见到出现偏差时就需要及时与医院决策层进行沟通,双方取得共识,将系统范围大致划分出来,这样,信息科在启动阶段就能预计到医院业务流可能有哪些范围变更,在启动阶段把握住医院建设HIS的目标。

4.3计划阶段医院信息科与公司共同制定计划,将系统范围变更管理纳入计划之中,并作为一个重要的系统管理内容,分配以相应的资源,是有效管理系统范围变更的前提,也是紧随着系统启动时范围变更管理结果的后续手段。在这种情况下,公司方面的系统管理人参与了系统范围管理计划的制定,在实施控制阶段也有助于缩短整体系统实施周期。

4.4实施控制阶段此阶段是系统实施过程的主体,也是系统范围变更管理的最主要阶段,是执行系统范围变更管理的重要过程。对于医院HIS实施来讲,需要从以下几个方面来进行系统范围变更管理:(1)医院实施HIS,实质上是对医院现有运行体制的变革,必然会触及一些具体人员的既得利益。因此医院信息科认真分析需求变更请求背后的原因,分清是确因业务需要产生的变更需求,还是申请人因个人利益受损而反对HIS系统实施的借口。对于后一种情况,需要从医疗业务规范、医院管理规定、医院整体业务流程的需要等各个方面来进行说服和澄清;对于前一种情况,则需要进行后续的分析[6]。

(2)对使用科室的变更需求进行评估,按需求与医院实际业务的关系,将需求分为4种:必须的,如果没有这一部分功能将影响医院业务的展开;对医院业务有较大帮助的;与医院业务关系不大的,或即使有较大关系,但不是主要业务的;违反医疗操作规范或相关管理规定的。(3)将使用科室需求按医院的实际业务关系细分后,还需要按变更对系统的影响程度作进一步分析,同样将需求变更分为4种情况:仅仅是功能的增加或扩展,不影响产品架构;修改产品功能的实现机制,不影响关联模块的业务处理或影响较小[6];修改产品功能的实现机制,对相关业务模块有较大影响;新增功能或修改产品功能实现机制,影响系统体系架构的。(4)将医院的需求按以上两个维度分别进行划分后,就需要信息科与变更申请人或医院相关领导一起对需求变更进行评估,考察需求变更对系统的影响,包括功能、质量、进度、成本等多个方面,特别是评估需求变更所获得的收益与医院需要付出的代价之间的关系,对变更的影响取得共识。

5小结

HIS系统实施过程中,对系统计划影响最常见、最严重的因素之一就是使用科室的需求变更。加强对需求变更的管理,可以提高系统质量,提高用户(使用科室)的满意度。HIS系统范围变更管理可以归结为五句话:随时掌握需求变更意向,定期讨论需求变更影响,集中处理需求变更文档,跟踪反馈需求变更结果,用好需求变更管理工具。

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