档案管理制度

档案管理制度

1、认真执行档案工作法律、法规，健全档案管理制度。统一管理本单位的档案，并按规定及时向档案室移交档案。

2、医院的档案工作要与本部门的各项工作紧密结合，实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时应同时布置、检查、总结、验收档案工作。

3、院内各部门要按照归档范围要求，将上年形成的各资料，在本年度三月底前移交综合档案室，综合档案室应于六月底前完成立卷、归档工作。

4、每年形成的会计档案由财务部门负责整理立卷装订成册，并按规定要求编造清册按时移交综合档案室保管。

5、基建档案在每一项目竣工后2个月内，负责基建人员应及时向城建档案馆交齐文件材料，并收回押金，同时上交一套给综合档案室。

6、科研档案在项目完成后，由项目负责人及时收集整理后交综合档案室。

7、设备档案应由综合档案室统一管理，确因工作需要的，设备科可采取借用形式保管使用，新设备开箱前，应有档案人员在场清点全部机器资料，办好归档手续。

8、综合档案室要维护档案的完整和安全，妥善保管好档案，为本单位提供利用。

档案保密制度

1、严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密制度，及时向查档人中进行保密宣传。

2、严格遵守查阅档案的制度。对有密级的档案材料更应严格查阅手续，必要时使用阅档案保密夹。

3、会计档案、科技档案除直接责任人外，他人不得查阅。如需查阅，须经责任人同意，并由档案人员陪同查阅。

4、档案材料需要复制时，须领导批准，不得擅自转借及复制。

5、经鉴定确认无保存价值的档案，要造册登记，按有关规定手续办理，以防失密。

档案保管制度

1、档案是党和国家的宝贵财富，档案人员必须切实保护、保管好。

2、建立全宗卷，做好立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等工作。

3、利用现有的设备，改善库房保管条件，保持库房适宜的温湿度。

4、每半年检查档案的保管状况，并作记录，及时消除各种隐患，保护档案的完好性。

5、对已破损、霉变和褪色的档案，及时进行修补抢救工作，维护档案的完整。

6、做好“六防”（防火、防盗、防潮、防虫咬、防光、防鼠），“三无”（无丢失、无霉变、无差错）。

借阅制度

1、本院保管的档案原则上只供内部查阅，外单位人员借阅档案，凭介绍信、本人身份证或工作证，征得管理部门意见，经办公室负责人同意，方可查阅。

2、一般情况下查阅档案，应在阅文室或指定地点。欲外借者，需经办公室负责人批准，借期不得超过一周（设备资料除外），特殊情况需办理续借手续。对超期不还者，除及时催收外，对其进行批评教育。

3、绝密案卷不得外借和随便利用，查阅需经分管领导批准。

4、任何人不得私自涂改，不得翻印、拆散、转借。不得短少和丢失，违者必究。

5、建立借阅档案登记制度，严格填写登记簿。归还的档案，进行复查其完整度，办理注销手续。

统计制度

1、做好档案的接收、移交登记工作。

2、准确及时填报档案工作情况报表。

3、做好档案的利用情况统计，包括利用人次、利用效果的登记工作。

4、做好档案的鉴定情况统计，包括保存、剔出、销毁数。

档案的鉴定制度

1、成立医院档案鉴定小组，负责对医院各类档案的鉴定工作，判定档案的价值，调整档案密级，决定档案存毁。

2、做好平时鉴定、到期鉴定工作，销毁鉴定后需销毁的档案。

3、对鉴定需销毁的档案，编制鉴定清册，经批准后，指派专人负责监销，监销人员在销毁清册上签名。

4、做好档案鉴定情况的统计，包括保存、剔出、销毁数。

档案利用制度

1、档案人员要有责任心，熟悉业务、熟悉室藏。

2、建立档案的全引目录、分类目录、案卷目录、大事记、组织沿革、全宗介绍、干部任免、离退休等索引。

3、利用者按规定办理利用手续。

4、主动提供档案信息，对档案的利用情况和效果反馈进行认真登记。

档案修改补充制度

1、归档案后的文件材料发现重要的原始材料遗漏归档，或发现归档文件有误，表达不确切，应予修改补充。

2、修改前应填写更改通知单，通过会签的方法，取得有关科室同意，分管领导的批准。

3、文件材料修改、补充后在卷内备考表中注明更改情况。

科室预立卷制度

1、院的发文及上级来文由文书收发人员做好平时的分发工作。办理完毕及时归档，并按要求，做好档案的预立卷工作，于次年三月底前交院综合档案室。

2、各业务科室在开展疾病防治、教学、健康教育、科研培训及其它业务活动中形成的材料，由各科室兼职档案员进行预立卷工作，并于次年三月底前交综合档案室。

档案库房管理制度

1、档案库房为保存本单位全部档案的场所，全宗内的档案按永久、长期、短期安放、排列。

2、进入库房的档案应放置干燥的档案架上，排放整齐、美观，定期检查，发现问题及时处理，在适当时候进行自然通风。

3、档案架内放置樟脑丸，室内存放灭火器及温度计，相对的湿度控制在60%左右。并有温湿度记录，室内做到防火、防虫、防潮等六防措施。

4、库房内经常保持清洁卫生，非档案人员末经允许，不得入内，与档案无关的物品不得存放库房内。未经鉴定和批准的档案，不得任意销毁。

科研课题鉴定、工程竣工验收、设备开箱制度

1、本院召开科研课题鉴定会、工程竣工验收会以及设备仪器开箱，经办人必须通知综合档案室。

2、本院工程项目（十万元以上）的全部材料在竣工验收后归档。

3、仪器、设备（万元以上）文件资料，在安装验收后合格，正常运行后即归档。

4、科研课题、专题调查项目待调查、研究结束或告一段落时做出总结和成果鉴定后归档。

5、资料收集齐全、完整交综合档案室出具归档证明。

照片与声像档案管理制度

1、本院科室、个人在工作活动中形成的照片、声像等具有保存价值的，均应及时交院综合档案室集中统一管理，任何部门和个人不得占为已有。

2、向综合档案室移交的照片档案应包括照片、底片和文字说明，照片与影像相符。

3、向综合档案室移交的声像档案应是原片，并贴有文字说明。

4、存放照片与声像档案的库房应采取防止高温、高湿和强化的措施，应定期检查，以防损坏。

5、向综合档案室移交照片与声像档案时，交接双方根据目录清点核对，并履行签字手续。

财务档案管理制度

1、会计档案是指会计凭证，会计账簿和会计报表等会计核算材料。

2、会计档案资料是记录和反映经济业务的重要资料和证据，必须专人负责保管。

3、每年形成的会计档案由财务部门按照归档的要求，负责整理立卷装订成册，每年会计档案在会计年度终了后，可暂由财务科保管一年，期满后，由财务科编造清册移交档案部门保管，档案部门保管的会计档案，不得任意拆封，如要拆封须会同财务部门一起拆封，重新订须双方加盖印章，在不具备移交的情况下，财务科要加强管理，要有专柜存放，不得随意堆放，造成毁损散失。

4、建立会计档案查阅登记簿，详细记录查阅会计档案的时间、内容、单位和人员姓名、通信号码、批准领导等内容，会计档案原则上不得外借，如有特殊情况，须经院领导批准并办理登记手续。

5、保存期限按财政部，国家档案局（84）第85号关于制发《会计档案管理办法》的通知执行。

6、原始凭证、记账凭证和汇总凭证、日记账总账、明细分类、分户或登记簿，会计清册保存期为十五年。

7、月报、季报保存期为五年。

8、现金出纳账、银行存款账、会计档案保管清册，会计档案销毁清册保存期为二十年。

9、涉及外事的会计凭证、预算、决算工资册保存期限为永久。

10、保存期满的档案须作挑拣和筛查，有价值的须继续保存，应销毁的档案须造清册经审核批准后，方可销毁。对于未了结的债权债务的原始凭证应拣出立卷。要销毁档案时，财务科要派员监销，销毁前应清点核对，销毁后，要在销毁清册上签名盖章。

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