文山州档案管理制度

第一章总则

第一条为了加强我院档案的管理，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《云南省档案条例》和《人民法院档案管理办法》的有关规定，结合本院档案工作的实际情况，制定本制度。

第二条人民法院的档案大部分是诉讼档案，是法院审判活动的真实记录，是做好审判工作，实行审判监督的重要依据和必要条件。诉讼档案管理工作是审判工作不可分割的组成部分。

第三条本院对诉讼、行政、会计、司法统计、声像（图片）、基建六个门类档案实行集中统一管理，积极提供利用，切实为审判工作和其他各项工作服务，逐步实现档案制度化、规范化、科学化管理，确保档案完整与安全。

第四条本院档案工作接受上级人民法院档案管理工作部门和同级档案行政管理部门的监督和指导。

第二章机构和职责

第五条本院办公室内设档案室，配备专职档案干部。

第六条档案机构的职责

（一）贯彻执行档案工作的法律、法规和方针、政策；

（二）统一收集、整理，保管和统计本院全部档案，并积极有效地开展利用和编研工作，为本院领导、审判工作和其他工作服务；

（三）监督和指导本院各部门诉讼、行政文书材料的立卷、归档工作；

（四）完成领导交办的其他档案工作任务。

第七条对档案干部忠于职守，努力钻研业务，工作成绩显著的，应当给予表彰、奖励。

第三章立卷归档

第八条各类诉讼文书材料的立卷归档工作，由各业务庭案件承办人和承办书记员依照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》负责材料的收集、排列、立卷编目、卷宗规范装订。案件结案后半年内填写档案清册移交档案室。

第九条行政文书（含司法统计、会计、声像和基建材料）的立卷归档工作，按以下规定办理。

（一）行政文书（含党、政、工、青、妇等文件）材料的立卷归档工作，须按照国家档案局发布的《中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则》DA／T22－2000执行，分别由办公室、政治部、监察室、研究室、行装处、法警支队承办人按年度、机构、保管期限立卷归档，当年的行政文书档案必须在次年6月底前移交档案室；

（二）声像（图片）的立卷归档工作，按《人民法院声像档案管理办法》执行，由形成的部门立卷归入档案室管理；

（三）会计凭证、会计报表和相关材料的立卷归档工作，执行《会计档案管理办法》，由行装处承办人按年度分别整理装订立卷归档，上年的会计档案须在次年12月底前移交档案室；

（四）基建材料的立卷归档工作，执行《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，由行装处在竣工验收后进行立卷归档，并及时移交档案室。

第四章档案的接收和整理编目

第十条各部门和书记员整理装订移交档案室的档案，接收人员应逐卷检查，进行案件目录登记，以规范、美观为原则，送入档案库房上架排列保管。

第十一条为了方便利用，我院的诉讼档案按类别、年度、审级、案号整理编目。

第十二条行政文书档案及其他档案分别按有关规定整理编目。

第五章档案利用

第十三条本院工作人员因工作需要借阅诉讼档案，由本人填写《借阅档案单》，办理借阅档案登记手续，方可借阅。办案人员急需查阅诉讼档案应及时办理。

第十四条有关部门和上级机关调（借）阅和查阅诉讼档案，按以下规定办理。

（一）有关法院、检察院、公安机关调（借）阅案卷正卷，应持《调（借）阅案卷函》和单位介绍信、本人工作证（身份证），经有关领导批准，由档案室办理调（借）阅手续，调（借）阅案卷期限为一个月；

（二）上级机关和党委、人大常委会查阅案卷正卷，须持正式介绍信、工作证，经有关领导批准方可查阅。

第十五条外单位或律师查阅案卷正卷内有关材料，按以下规定办理。

（一）外单位查阅案卷正卷内有关材料，应持县、团级（含县、团级）以上单位介绍信、工作证（身份证）、经院领导批准即可查阅；

（二）律师查阅案卷正卷内有关材料，应持律师事务所介绍信、律师证（执业证）或身份证、当事人的委托书等有效证件，经院领导批准方可查阅。

第十六条涉及国家机密、个人隐私的案卷不得查阅，卷内材料除判决书、裁定书、调解书等结论性材料外，其他材料原则上不准摘抄和复制。

第十七条档案利用人对借出、查阅的档案，不得拆封、抽取材料、涂改、勾画，违反者应追究责任。档案归还时，档案工作人员必须认真检查。

第十八条本院设有阅卷室，供外调使用。对需要摘录、复制档案内有关材料的，须经院领导同意，并有档案工作人员在场，以利于保密和监督。

第十九条档案工作人员必须严格遵守纪律，保守国家机密，不得擅自扩大利用范围，不得泄露档案内容。

第六章档案的保管和安全防护

第二十条我院档案保管有专用库房，并安装了密集架，档案按类别、年度、审级、案号、保管期限排列保管。

第二十一条档案库房，禁止无关人员进出。

第二十二条坚持工作日分上下午温度记录。坚持工作日下午下班前检查库房安全，断电、关好库房门、窗。

第七章档案的鉴定与销毁

第二十三条档案鉴定与销毁工作应遵循对历史负责，为现实服务，替未来着想和慎重处理的原则。

第二十四条成立档案鉴定销毁领导小组（以下简称领导小组）负责档案的鉴定与销毁工作。

第二十五条对鉴定销毁的档案，按以下规定处理。

（一）对保管届满的档案，应由领导小组逐卷进行鉴定，提出存毁意见；

（二）对仍有续存利用价值的档案，可适当提升档次，继续保存；

（三）对鉴定需要销毁的档案，由领导小组制作销毁清册，写出鉴定销毁报告，组长签署销毁意见，经院长批准，报上级人民法院档案管理部门备案；

（四）对确定销毁的档案，应把其中的判决书、裁定书、调解书等结论性的文书取出一份，按全宗、类别、审级、案号、年度的顺序整理立卷归档，永久保存；

（五）销毁档案必须由领导小组和档案部门干部三人以上送达指定销毁场所监销，并在销毁清册上签字。销毁报告和销毁清册按文书档案的要求立卷归档；

第八章档案目标管理

第二十六条档案工作纳入法院的发展计划和行政管理范围，各部门和有关人员要认真履行档案管理规定。

第二十七条有关部门和人员要认真做好当年各类档案材料的收集、立卷、归档工作，案件结案后应及时收集整理，立卷后由承办人负责检查材料是否齐全，立卷部门负责人负责检查卷宗质量是否符合规范要求，立卷人、检验人应在《立卷、验卷情况记载》栏目签名。

承办人员应填写《卷宗目录》，字迹清楚，卷宗封面书写规范，装订结实美观。

档案材料未收集齐全的，不得立卷归档。

第二十八条当年各类案件卷宗于次年六月底前（除上级法院调卷外）移交档案室登记入库集中管理。卷宗质量不符合要求的，退回立卷部门承办人重新整理。

逾期不归档的，由档案室负责催归。

任何部门或个人都不得以任何理由拒绝归档，擅自保管档案。没有正当理由拒不归档的，对有关负责人进行处理。

第二十九条档案专职干部要认真做好日常档案工作，负责对档案进行管理，保证档案的完整与安全，做好档案的利用工作，不断提高档案规范化、标准化、科学化管理。

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